MFクラウド請求書

MFクラウドシリーズでは、請求書を管理・作成するサービスとして「MFクラウド請求書」というサービスがあります。

このページでは、MFクラウド請求書での請求書作成と、それに関連したMFクラウド会計・確定申告の仕訳について説明します。

MFクラウド請求書

MFクラウド請求書で業務が楽になるタイプの取引

MFクラウド請求書を使い始める前に、まずは自分の仕事がこのソフトの形式に向いているか判断しましょう。チェックポイントは以下のたった1つです。

  • 毎月決まったお客さんに請求書を送っている

「決まったお客さん」というのがポイントです。
MFクラウド請求書は取引先や品目を登録して、同じような請求書なら数クリックで簡単に作成できるといったソフトです。

逆にMFクラウド請求書での請求書作成が向いていない例としては「いつも新規の単発取引で継続的な取引はない商売」です。

前述の通りMFクラウド請求書は、取引先や品目を登録すれば簡単に請求書が作れます。
単発取引ばかりの商売では、一度しか使わない取引先をわざわざ登録したりしなければなりませんので手間が増えてしまいます。

単発取引でしたら請求書は手書きやワードやエクセルで作って、会計ソフトは手動で仕訳をすればいいかと思います。

MFクラウド請求書での作業

私の仕事も一部は上記の「毎月決まったお客さんに請求書を送っている」に当てはまるので、毎月MFクラウド請求書を使ってます。

一度だけ設定する項目

請求書を作成する前に設定する項目について説明します。

取引先

取引先の登録

まずは取引先を登録します。
新規の取引先が増える毎に1回だけ登録します。

私の場合、毎月請求書を送付する取引先は3社なので、今のところ無料プランを使っています。
もう1社増えたら有料プランに変えたいです。

振込先と備考

振込先と備考欄

請求書に記載される振込先(自分の銀行口座)情報と備考欄に記載することを設定します。
私は入金口座がひとつなので最初に1回入力したものをずっと使ってます。

わずか9クリック 請求書作成の手順

さて、ここからが毎月の作業になります。

私はMFクラウド会計の中の「その他業務」→「請求書作成」からMFクラウド請求書に移動します。

MFクラウド会計・確定申告から請求書作成へ

MFクラウド請求書を開くと、すぐに請求書作成にとりかかれる画面になります。
ここから9クリックで請求書を作成します。(※クリック回数をカウントしながら説明します)

プラス記号で新規作成

まずは「+」をクリック(※1回目)

まっさらな状態

すると、まっさらな請求書が表示されます。
まっさらと言っても、請求日や自分の社名などは自動で記入されています。

取引先を選択して入力

取引先欄をクリック(※2回目)すると登録済みの取引先が選択できる状態になるので、請求書を送る取引先をクリック(※3回目)して選択します。

「請求書番号」「請求日」「支払期限」は自動で記入されます。
請求書番号は今まで作成した請求書の連番が、請求日は請求書を作成した日付が、支払期限は一度設定した「来月末」の日付が自動で入ります。

初めて使う時は支払期限を手動で調整する必要もあるかもしれませんが、一度使えばその後は何もしなくても大丈夫です。

品目を入力

次に品目を入力します。
品目欄をクリック(※4回目)して品目を入力します。
初めて使うときは品目をキーボードで入力する必要がありますが、一度入力すると品目マスタに自動で登録されるので、次回以降は文字を一文字入力すれば候補がクリックで選択できるようになります。

私の場合「w」と打てば「webコンサルティング」と候補がでてきますので、これをクリック(※5回目)するだけで、数量と単価も自動で入力されます。

これで請求書そのものは完成です。

MFクラウド会計・確定申告と連携するために計上日を修正する

取引先に送れる状態にはなりましたが、MFクラウド会計で自動仕訳をするために計上日を修正します。

画面下の方にある「詳細設定」をクリック(※6回目)します。

ポップアップした画面

このような画面がポップアップで表示されます。

カレンダーで日付を選択

売上計上日の欄をクリック(※7回目)するとカレンダーが表示されるので、正しい売上計上日をクリック(※8回目)して選択します。

(2, 3年使ってますが、どうやらこの計上日はその取引先に前回作った請求書の計上日がコピーされるようです。自動で請求書作成日になってくれればいいのにな…)

そして「保存」をクリック(※9回目)で完了です。

MFクラウド請求書を開いてから、わずか9クリック(とキーボード1文字)で請求書ができました。

請求書の管理 取引先が使ってないと管理が煩雑になるかも

MFクラウド請求書に「受信」というタブがあります。

これは受け取った請求書や見積書、納品書、領収書を管理できる機能なのですが、全ての取引先がMFクラウド請求書を使っていないとあまり意味がないように思えます。

取引先AはMFクラウドで、取引先Bはメール添付のPDFで、取引先Cは郵送といった場合、保管場所が3箇所になってしまいます。

個人的には「紙はこのファイルでPDFファイルなどの電子ファイルはこのフォルダ」といったように、できるだけ探す場所を少なくしたいですね。

というわけで私は「受信」の機能は使っておりません。

作成した請求書の送り方

請求書の送付方法

MFクラウド請求書で作成した請求書は、作成直後にシステムからメールで送付、郵送代行ができます。
もちろんPDFを自分でメール添付で送ることも印刷して郵送することも可能です。

MFクラウド請求書のシステムからメールを直接送信

MFクラウド請求書で作成した請求書はそのままメールで取引先にメールで送ることができます。私も現在はほとんどメールで請求書を送っています。
(法的に電子ファイルで届いた請求書は電子ファイルだけ保管すればいいので受取側としても管理が楽でうれしいです。)

メールの文面

メールにPDFファイルを添付するといった方法ではなく、MFクラウド請求書のシステムからこのようなメールを送信します。

送信元のメールアドレスは「〜〜@moneyforward.com」になります。

昨今、請求書を装ったウイルスメールが世間を騒がせていて、それを恐れるがために請求書と題したメールは絶対に開かない人もいらっしゃいます。

取引先にはあらかじめ〜〜@moneyforward.comのメールアドレスで請求書を送る旨を伝えておくといいかもしれません。

請求書を受け取った画面

受け取った相手はメールに記載されたURLにアクセスすると、このように請求書が確認でき、PDFファイルのダウンロードもできます。

もちろん送った相手はMFクラウド請求書のアカウントがなくても受領(請求書を見たりダウンロードしたり)できます。

MFクラウド請求書のアカウントを持っていると請求書の管理ができます。

クレジットカード決済にも対応

MFクラウド請求書ではクレジットカード決済も使えます。(別途契約が必要)

決済手数料はかかりますが、払う側にとっては資金繰りがよくなるので喜ばれます。
ついでにポイントも付きますし。

受領の確認も可能

MFクラウド請求書から直接送る際は、メールにファイルを添付する形ではなくファイルがあるURLを送付する形になります。

なので、相手が請求書ファイルを閲覧したのがこちらからも確認できます。
つまり請求書の受領を確認できるわけです。

受領済みの印
相手が請求書を見た場合には、このように「受領済み」と表示されます。

メール添付や郵送でありがちな「届いてないですよ問題が防げます。
(※本当は届いてるのに相手側の管理の問題で紛失する現象など)

郵送も代行してもらえる

プランにもよりますが請求書の郵送を代行してもらえます。

1通あたりの費用は170円〜ですが、請求書を印刷して住所ラベルや切手を貼ったり、ポストへ投函するのも代行してもらえるので、抱えている業務量が多い方にはおすすめです。

PDFを印刷

もちろんPDFファイルをダウンロードして印刷して自分で送ることも可能です。
私も毎月郵送する請求書が1件ありますので印刷して自分で郵送しています。

印刷した請求書

印刷した請求書がこちらです。

社印(角印)も事前にMFクラウド請求書に登録したものです。角印は法的に効力のあるものではないのでデザインの一部です。

カラー印刷する必要はありますが、1回だけ角印の画像を登録すれば自分で押印する必要がなくなって請求書作成が少し楽になります。

MFクラウド会計・確定申告での仕訳

MFクラウド請求書で請求書の作成を終えたらMFクラウド会計・確定申告で仕訳をします。

MFクラウド会計・確定申告での操作

MFクラウド請求書で請求書を作成するとMFクラウド会計に仕訳データが送られます。

設定次第では自分で仕訳登録せずに自動で登録することも可能ですが、私は内容を確認して必要があれば修正して登録します。

自動仕訳された請求書データ

今回の場合、このように売上の相手先(補助科目)が入っていないので手入力で修正します。

ちなみに売上高の相手先(補助科目)は入れなくても経理上問題はありません。

売掛金や買掛金については決算時に「どこにいくらあるのか?」を申告書に記載するので補助科目を付けておくと後で楽になりますが、売上高についてはそのような使い方はしませんので補助科目は必須ではありません。

入金予定も自動で仕訳される

登録をした後に仕訳帳を確認すると、登録した仕訳と同時に入金予定の仕訳もされます

私はここでも手動で修正します。
普通預金の補助科目に振り込まれる銀行名を記入しておきます。

ここの銀行名は自動で入ってくれると助かるのですがいつも手入力してます。

ただ、ここは入金時の自動仕訳で補助科目が入力されるので今入力しなくても問題ないです。

これでMFクラウド請求書を使った請求書の作成からその後の仕訳は完了です。

あとは入金日に入金データが銀行からくるので「予定実現」をチェックして仕訳登録をします。

入金日の処理

入金日の銀行データ

銀行のデータを取得したところ、指定の銀行口座に入金がありました。
振込元名や金額で請求書に対する入金であることが判断できるかと思います。

ここで使うのが「予定実現」です。

予定の実現処理

予定実現にチェックマークを付けるとこのように未実現仕訳が選択できるようになります。

私の場合、同じ金額の入金予定が複数あるので仕訳ナンバーで該当の未実現仕訳を選択します。

番号は仕訳ナンバーです。請求書ナンバーではありません。

今回は仕訳ナンバー253の未実現仕訳を実現処理します。

予定を実現処理した後の仕訳帳

実現処理をした後で仕訳帳を確認するとこのよう「未実現」マーク「請求書」に変わっています。

今回、入金の予定日は11月30日でしたが実際は11月1日に入金されました。
仕訳の日付も実際の入金日に自動で修正されます。

(それにしてもこの取引先様、私が毎月1日の午前中に請求書を送ると午前中にはお振込してくれます。とても助かります。)

MFクラウドと連携できる請求書作成ソフトのMFクラウド請求書については以上です。

会計ソフトのMFクラウド会計・確定申告と連携して経理がとても楽になるソフトです。
取引先3つまでは無料で使えるので、請求書を毎月決まった取引先に送っている方は、MFクラウド会計・確定申告の使用と合わせて使ってみることをおすすめします。

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